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Der größte Zeitfresser im Online Unternehmen? E-Mails!

Zumindest nach all den Social Media Plattformen, auf denen man Stunden verbringen könnte.

E-Mails können uns den ganzen Tag lang beschäftigen. Wenn dich diese E-Mails auch tatsächlich weiterbringen, dann ist das kein Problem. Doch oft lassen wir uns durch diese E-Mails fremd steuern und sie verbrauchen unsere Zeit, ohne dass wir etwas davon haben.

Wir bestimmen nicht selbst, was gerade wichtig ist, sondern lassen andere festlegen, was wir wann zu tun haben. Nicht sonderlich hilfreich, wenn man große Ziele hat, die man in Kürze erreichen möchte.

Zumindest ist dem so, wenn du dir keine Grenzen setzt und keine sinnvollen Prozesse etablierst, die dir deinen Alltag erleichtern.

Damit du deinen Arbeitsalltag künftig zielstrebig und fokussiert angehen kannst und nicht zu viel Zeit mit deinen E-Mails verlierst, habe ich heute 7 Tipps für das E-Mail-Management für dich. 7 Tipps, die bei mir vor einigen Jahren viel verändert haben.

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Gewinne Zeit zurück – mit dem richtigen E-Mail-Management

1. Der Gelesen-Ordner

Es gibt kein befreienderes Gefühl als einen leeren Posteingang, nicht wahr?

Doch ein leerer Posteingang ist nicht immer umsetzbar. Man kann nicht alle E-Mails löschen. E-Mails permanent in verschiedene Ordner zu sortieren, kostet zu viel Zeit. Gleichzeitig ist es aber auch unübersichtlich, die E-Mails einfach gelesen im Posteingang liegen zu lassen.

Was kannst du also tun?

Erstelle dir in deinem Postfach einen “Gelesen”-Ordner (du kannst ihn auch anders nennen).

Das ist der Ordner, in dem du alle E-Mails aufbewahrst, die du geöffnet hast. Was du mit gelesenen, aber nicht erledigten E-Mails machst, erfährst du im nächsten Tipp.

Für den Moment erstellst du dir einen “Gelesen” – Ordner. In diesen Ordner schiebst du alle geöffneten E-Mails, die du kurz überflogen und für so wichtig erachtet hast, dass du sie aufheben möchtest. Das machst du mindestens einmal am Tag.

So leert sich dein Posteingang, wenn du deine E-Mails einmal durchgegangen bist, und du behältst den Überblick. Zudem fasst du keine E-Mail unnötigerweise zweimal an, weil du sicher sein kannst, dass du nichts übersehen hast.

Es erscheint fast unmöglich, doch so hast du jeden Abend einen leeren Posteingang. Das wirkt sich nicht nur positiv auf deine Produktivität aus. Du fühlst dich auch gleich viel besser und kannst abends beruhigt in den Feierabend starten.

Du siehst, dass du dich mit allen E-Mails zumindest einmal auseinandergesetzt hast.

2. Markiere wichtige E-Mails

Nicht alle E-Mails kann man im Handumdrehen erledigen.

Es gibt E-Mails, für die du etwas mehr Zeit brauchst, um sie zu beantworten. Bei anderen möchtest du dir Zeit nehmen, um über eine Antwort nachzudenken. Wiederum andere erfordern zusätzlich Input von anderen Parteien, auf den du erst warten musst.

Was es auch ist, einige E-Mails wirst du öffnen und sie nicht direkt beantworten (s. Tipp 7), sondern sie dir für später vormerken.

Damit du diese wieder findest, kannst du sie als “wichtig” markieren. Das ist in vielen E-Mail-Programmen die schnellste Möglichkeit, um eine E-Mail hervorzuheben.

Sobald du die Zeit und Ruhe gefunden hast, um dich mit diesen E-Mails auseinanderzusetzen, filterst du nach “wichtigen” E-Mails und bearbeitest sie der Reihe nach.

Ich gehe oft so vor, dass ich alle E-Mails einmal durchgehe, einige sofort beantworte (s. Tipp 7), einige lösche und alle Weiteren markiere.

Sobald ich einen Überblick über all meine E-Mails bekommen habe, diese vorsortiert und priorisiert sind, setze ich mich an die wichtigen E-Mails und beantworte sie in Ruhe.

Darüber hinaus gibt es viele weitere Markierungsoptionen, die ich jedoch kaum nutze. Viele davon sind so komplex, dass sie mehr Zeit kosten, als dass du dir Zeit sparst.

3. Newsletter an eine E-Mail-Adresse

Es gibt heutzutage so viele großartige Newsletter.

Newsletter, die einen echten Mehrwert liefern und es wert sind, dass man sie in Ruhe liest und sich mit den Inhalten auseinandersetzt.

Doch nicht immer sollte man sich diese Zeit morgens nehmen, wenn das Gehirn wach, ausgeschlafen und bereit ist, deine Projekte auf ein neues Level zu heben.

Newsletter zu lesen, ist eine großartige Beschäftigung für die Pause oder anderweitige Leerlaufzeiten, in denen dein Gehirn nicht mehr ganz so frisch ist.

Damit mich diese Newsletter (die ich erhalten möchte) nicht vom Alltag ablenken, habe ich eine E-Mail-Adresse eingerichtet, unter der ich alle Newsletter erhalte.

Dieses separate Postfach öffne ich also nicht, wenn ich meine E-Mails beantworte. Das öffne ich erst, wenn ich bereit bin, all diese tollen Newsletter zu lesen.

Das mache ich erst dann, wenn ich bereit bin, in spannenden Blogbeiträgen zu stöbern, mir Videos anzuschauen und neue Produkte zu entdecken – i.d.R. im Nachmittagstief oder abends.

Würde ich das nicht so machen, laufe ich Gefahr, dass ich meine produktivsten Stunden am Tag für all diese Themen aufwende. Das wiederum führt bei mir zu einem ziemlich unproduktiven Tag.

4. Feste E-Mail-Zeiten

E-Mails haben ein ähnliches Suchtpotenzial, wie Social Media Plattformen.

  • Ich checke nur noch einmal schnell, ob ich alles beantwortet habe.
  • Lass mich nur noch mal kurz schauen, ob gerade ein Kunde geschrieben hat.
  • Was, wenn jemand eine ganz dringende Frage hat oder ich vergessen habe, etwas abzugeben? – Ich schaue nur noch dieses eine Mal in mein Postfach.

Diese und ähnliche Gedankengänge kennt jeder von uns. Sie können dazu führen, dass wir ständig E-Mails checken und viel mehr Zeit in unserem Postfach verbringen, als gut für uns (und unsere Arbeit) wäre.

Die wichtige Frage ist doch: Wie schnell erwartet die Gegenseite eine Antwort?

In den allermeisten Fällen reicht es aus, innerhalb von 24 Stunden zu antworten. Ich denke sogar, dass 48 Stunden in vielen Fällen noch akzeptabel ist.

Natürlich hängt dieser Zeitraum davon ab, in welcher Position und Branche du unterwegs bist.

Doch jeder Mensch mit einem gesunden Menschenverstand erwartet nicht, dass du innerhalb von wenigen Minuten auf deine E-Mails antwortest.

Du kannst deine E-Mails also mit ruhigem Gewissen nur einmal am Tag bearbeiten.

Wenn dich das nervös macht, starte mit 2-3 Mal pro Tag.

Doch nimm dir eines vor: Setze dir feste E-Mail-Zeiten, zu denen du dein Postfach öffnest und bearbeitest.

Danach schließt du das Programm und rührst es nicht mehr an.

Jetzt wird es Zeit, dass du dich deiner tatsächlichen Arbeit widmest.

So vermeidest du, dass du den ganzen Tag über E-Mails beantwortest und eigentlich zu nichts kommst.

5. Priorisiere 20 % deiner E-Mails

Nicht jede E-Mail, die du erhältst, ist gleich wichtig.

Es gibt E-Mails, die mehr Aufmerksamkeit verdienen. Zum Beispiel E-Mails deiner Kunden oder Anfragen zu Kooperationen, die dich und dein Unternehmen weiterbringen.

Auf der anderen Seite gibt es E-Mails, die du später oder gar nicht beantworten musst. Zum Beispiel die 500ste E-Mail einer SEO-Agentur, die einen dofollow-Link auf deiner Webseite setzen möchte, die schlecht übersetze Anfrage eines chinesischen Onlineshops, oder, oder, oder.

Wenn du deine E-Mails einmal durchgehst und grob vorsortierst (s. Tipp 2), sei dir im Klaren über deine Prioritäten.

Unterteile deine E-Mails nach wichtigen Nachrichten, in die du gerne deine Zeit investierst. Alles Weitere kannst du dir später anschauen oder direkt löschen.

Um dir einen Anhaltspunkt zu geben, orientiere dich an der 80/20 Regel.

Das ist eine großartige Regel. Sie besagt, dass 20 % der Tätigkeiten etwa 80 % der Ergebnisse liefern.

Wenn man sich dem bewusst wird, kann man viele Aufgaben ganz anders angehen. Du kannst diese Regel auf viele Lebensbereiche anwenden, so auch auf das E-Mail-Management.

Demnach ist nur ein Fünftel deiner Nachrichten relevant für deinen Unternehmenserfolg.

6. Erstelle dir Templates

Erwischt du dich dabei, wie du ein und denselben Sachverhalt immer und immer wieder erklärst?

Merkst du, dass dich immer wieder die gleichen Fragen erreichen?

Kannst du erkennen, dass du immer wieder die gleichen Rückfragen stellst, um ein Problem eingrenzen zu können?

Falls ja, dann wird es Zeit für Templates.

In nahezu jedem E-Mail-Programm kannst du dir Vorlagen erstellen. Das müssen nicht immer vollständige E-Mails sein, es können auch nur Bausteine einzelner E-Mails sein.

Diese Vorlagen kannst du dann schnell und unkompliziert in E-Mails einfügen, die du gerade schreibst.

Vielleicht überlegst du dir gerade, ob sich das lohnt, da du dir dadurch jeden Tag nur wenige Minuten ersparst. Aber überlege dir einmal, wie viel das im Verlauf eines Monats bedeutet, auch wenn es täglich nur wenige Minuten sind.

Mit E-Mail-Vorlagen:

  • Sparst du dir jeden Tag 5 Minuten. Das sind monatlich ca. 125 Minuten, also über 2 Stunden pro Monat.
  • Du musst gedanklich nicht immer und immer wieder die gleichen Sätze formulieren. Diese eingesparte Energie kannst du in andere Projekte investieren.
  • Du vereinfachst es dir, deine E-Mails künftig an eine Assistenz zu delegieren, falls du das eines Tages machen möchtest – die Vorlagen sind bereits erstellt.

Mit Vorlagen kannst du also nichts falsch machen. Selbst dann nicht, wenn du dir damit anfangs nur wenige Minuten am Tag sparst.

7. Die 1-Minuten-Regel

Es gibt E-Mails, die dich mehr Zeit kosten, wenn du sie nicht direkt beantwortest, als wenn du dich schnell hinsetzt und sie sofort beantworten würdest.

Jede E-Mail, die du innerhalb einer Minute beantworten kannst, solltest du auch direkt beantworten.

Würdest du das nicht machen, kostet dich diese E-Mail viel mehr Zeit, als notwendig wäre.

Du öffnest sie, du markierst sie dir für später, vielleicht denkst du darüber nach, u.v.m. All das führt dazu, dass dich diese 1-Minuten E-Mail 10 oder mehr Minuten kostet – ohne dass der Empfänger oder du davon profitiert.

Deswegen beantworte E-Mails sofort, die dich nicht viel Zeit kosten.

Ganz nach dem Motto: Aus den Augen, aus dem Sinn.

Womit du wieder freie Denkkapazität für andere Projekte hast.

Das gilt nicht nur für E-Mails, sondern auch für kleine Aufgaben, die du sofort erledigen kannst.

Oft ist es viel leichter, diese Aufgaben sofort zu erledigen, als den ganzen Tag daran zu denken, dass wir diese Aufgabe noch erledigen müssen.

Bonustipp: Verschiebe die E-Mail-App auf deinem Smartphone

Der kleine rote Kreis in der Ecke einer jeden App kann uns ganz schön nervös machen.

Wenn du deine E-Mail-App auf dem Smartphone direkt auf deiner Startseite hast und die Zahl in diesem roten Kreis wächst und wächst, dann ist es scheinbar unmöglich, die E-Mails zu ignorieren.

Deswegen schalte die Benachrichtigungen deines E-Mail-Programms ab und verschiebe die App auf eine der hinteren Seiten oder in einen Ordner, in der du sie nicht ständig siehst.

Wenn du sagst, dass du E-Mails nur am Laptop beantwortest, dann lösche diese App von deinem Smartphone.

Tricks dich selbst aus, damit du nicht ständig an die E-Mails denkst. Wie du im Verlauf des Beitrags gelernt hast, kannst du deine E-Mails mit gutem Gewissen nur einmal am Tag beantworten und dich dann anderen Aufgaben widmen.

Welchen dieser Tipps wirst du noch heute umsetzen? Hast du darüber hinaus noch E-Mail-Management-Tipps, die deinen Arbeitsalltag erleichtert haben? Schreibe sie in die Kommentare.