Ich kann mich noch gut an meine Anfänge und die damit einhergehende Buchhaltung als Blogger erinnern. Nachdem ich 2014 meinen ersten Blog aufgebaut hatte, kamen weitere Onlineprojekte dazu. Gleichzeitig habe ich noch auf selbstständiger Basis als Promoter gearbeitet. Das bedeutet Rechnungen über Rechnungen. Doch wie erstellt man als Blogger Rechnungen?

Zu Beginn habe ich mit Word-Vorlagen und Excel-Listen gearbeitet. Das hat funktioniert, jedoch würde ich das heute niemandem mehr empfehlen. Das ist unglaublich zeitintensiv (spätestens kurz vor der Jahressteuererklärung), fehleranfällig und du musst die steurrechtlichen Anforderungen gut verstanden haben.

Alternativ gibt es viele tolle Anbieter, die dir für wenig Geld, die Buchhaltung nahezu komplett abnehmen. Das sind Rechnungsprogramme, die dich Schritt für Schritt durch die Buchhaltung führen und dir dabei jede Menge Arbeit abnehmen.

In diesem Beitrag möchte ich dir genau diese Anbieter vorstellen. Ich gebe dir aber auch Tipps, wie du deine Buchhaltung ohne diese Programme anbietest und wann sich ein Wechsel lohnen kann.

 

Betriebsausgaben, Rechnungen und sonstige Einnahmen als Blogger richtig verwalten

Blogger Buchhaltung für Kleinunternehmer

Dein Blog wächst langsam, du hast ein Gewerbe angemeldet und die ersten bezahlten Beiträge und/ oder Affiliateeinnahmen trudeln ein? Herzlichen Glückwunsch! Das ist schon ein erster großer Schritt, auf den du stolz sein kannst.

Falls du erst einmal sehen möchtest, wie sich das Projekt entwickelt, kannst du in dieser Phase noch gut mit Excel und Word arbeiten, um deine Buchhaltung zu bewerkstelligen. Im nächsten Punkt erfährst du, wann sich der Wechsel zu einer Buchhaltungssoftware lohnt.

Wichtig ist, dass du dir im ersten Schritt angewöhnst, alle Einnahmen und Ausgaben monatlich aufzuschreiben (sonst verzweifelst du ein Jahr später, wenn du die Steuer machen musst).

Auf einer Rechnung müssen sich folgende Angaben befinden. Aus diesen kannst du dir eine Rechnungsvorlage für deine Blogger- oder Influencer-Tätigkeiten erstellen:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir, sowie des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum (bzw. Ausstellungsdatum)
  • Produkt/ Dienstleistung, sowie Menge oder Umfang der Leistung
  • Liefer-/ Leistungsdatum
  • Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG

Neben einzelnen Rechnungen, ist es hilfreich, eine Excel-Tabelle anzulegen, in der du alle Einnahmen und Ausgaben notierst, sowie die dazugehörigen Belege vermerkst. Wenn du das mindestens einmal im Monat machst, hast du bei der jährlichen Steuererklärung eine große Hilfe.

Tipp: Lege dir für deine selbstständigen Tätigkeiten ein separates Konto an. Dadurch vermischt du private und berufliche Ausgaben nicht. Zudem verlierst du nicht den Überblick deiner geschäftlichen Transaktion.

 

Ab wann lohnt sich ein Rechnungsprogramm als Blogger oder Influencer?

Was aber, wenn es komplizierter wird? Vielleicht hast du unterschiedliche Einnahmequellen, du erhebst Umsatzsteuer und deine unterschiedlichsten Einnahmen und Ausgaben häufen sich.

Das war der Moment, in dem ich mich nach einem Tool umgeschaut habe, das mich genau dabei unterstützt. Ein Programm, mit dem ich Rechnungen erstellen kann. Eine Software, die meine Ausgaben auflistet und meine Belege verwaltet. Am besten mit App, damit ich Belege auch unterwegs fotografieren kann.

Rückblickend, würde ich heute schon ab Tag 1 in eine solche Buchhaltungssoftware investieren. Die Zeit und Nerven, die du dir dadurch sparst, sind ein Vielfaches von dem Wert, was dich diese Software kostet. Doch dazu später mehr.

Was sind die großen Vorteile eines Rechnungsprogrammes für dich, als Blogger oder Influencer?

  • Professionelle Rechnungsvorlagen, inkl. steuerrechtlicher Tipps (z.B. Hinweis auf fehlende Informationen)
  • Übersicht und Management offener Rechnungen
  • Übersichtliche Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben
  • Zuverlässige Verwaltung aller Belege
  • Fertige Reports für die Steuererklärung (oft nur noch copy & paste notwendig)
  • … und so vieles mehr.

Es ist schwer all die Vorteile in wenigen Stichpunkten zusammenzufassen. Du bekommst durch eine solche Software eine kleine virtuelle Assistenz für deine Buchhaltung. Ein Tool, mit dem du nicht nur vernünftig arbeiten kannst, sondern dass dich auch daran erinnert, wenn etwas fehlt. Zudem ist der Support dieser Anbieter Gold wert, wenn du einmal nicht weißt, wie du einen Beleg richtig einträgst.

Fazit: Ein Rechnungsprogramm lohnt sich schon sehr bald.

 

Welches Rechnungsprogramm ist das Richtige für dich als Blogger oder Influencer?

Ich habe mich damals über Wochen in die einzelnen Programme eingelesen. Ich war bestimmt bei 5 Anbietern registriert (Gott sei Dank gibt es kostenlose Testwochen) und habe mich dann schließlich für einen Anbieter entschieden, mit dem ich seit über 3 Jahren sehr zufrieden bin.

Aufgrund der Schnittstellen zu dritten Programmen, bin ich nun bei einem anderen Anbieter, der ebenfalls großartig ist. Diese beiden Anbieter möchte ich dir genauer vorstellen.

 

Meine Erfahrungen mit Debitoor

Debitoor ist ein einfaches Rechnungsprogramm, dass sich speziell auf Kleinunternehmer, Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen konzentriert. Ideal also für uns Blogger.

Das mache ich mit Debitoor:

  • Rechnungen schreiben: Du legst in diesem Tool zuerst eine Rechnungsvorlage mit Logo, Namen, etc. an. Diese kannst du dann für deine Rechnungen verwenden.
  • Sonstige Einnahmen verwalten (z.B. Affiliateeinnahmen)
  • Ausgaben verwalten (inkl. Beleg, via Foto oder PDF): Mit Debitoor kannst du die Ausgaben nicht nur dokumentieren, sondern auch gleich kategorisieren, z.B. Büromittel, Porto,…
  • Lieferanten und Produkte speichern: Diese Funktion erspart viel Zeit, da ich nicht jeden Kooperationspartner nur einmal anlegen muss.
  • ...und das Controlling: Was waren meine Einnahmen, wo liegen meine Ausgaben. Ich liebe die Report-Funktion des Tools.
  • Zu guter Letzt ist auch der Support sehr geduldig und hat mir auch meine dummen Fragen bisher sehr geduldig beantwortet.

Mit dem Code “PROMO” kannst du Debitoor über diesen Link einen Monat lang kostenlos testen (normaler Testzeitraum 7 Tage). Du kannst noch innerhalb des Testmonats kündigen und dir dadurch alle Funktionen in Ruhe anschauen.

Das alles vereinfacht dann natürlich auch die Jahres-Steuererklärungen. Du hast ja bereits im Laufe des vergangenen Jahres alles dokumentiert und musst es „nur noch“ in Elster übertragen. Du findest all deine Informationen in Debitoor.

Das gefällt mir bei Debitoor besonders gut: Die Nutzeroberfläche ist modern und sehr intuitiv gestaltet. Zudem gibt es eine App, mit du Belege ganz einfach fotografieren kannst. Debitoor erkennt Inhalte wie Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag. Dadurch ist die Verwaltung sehr schnell erledigt.

Du kannst bei Debitoor bereits für 4€ pro Monat starten.

Das habe ich bei Debitoor vermisst: Da ich mit vielen unterschiedlichen Softwareanbietern zusammenarbeite (hallo Online Business) sind mir Schnittstellen sehr wichtig. Für Anbietern wie Woorechnung, gibt es Schnittstellen. Leider gibt es jedoch keine Verknüpfung mit Zapier.

Da mir letzteres sehr wichtig geworden ist, bin ich in diesem Jahr schweren Herzens zu Lexoffice gewechselt.

 

Meine Erfahrungen mit Lexoffice

Lexoffice gehört zu Lexware. Einem alteingesessenen, deutschen Unternehmen, das schon seit über 30 Jahren kaufmännische Softwareprodukte anbietet. Dementsprechend spezialisiert sind diese auch auf das deutsche Steuerrecht.

Mit Lexoffice kannst du im Grunde alles umsetzen, was ich dir oben bereits bei Debitoor genannt habe. So gibt es eine App für Belege, du kannst deine Konten verknüpfen, Rechnungen erstellen, u.v.m.

An dieser Stelle möchte ich dir einige Funktionen vorstellen, die ich als Highlights bei Lexoffice wahrgenommen habe:

  • Für die Steuer optimiertes Angebot. Damit meine ich, dass ich bisher bei keinem Anbieter eine so gute Aufnahme der Daten, im Hinblick auf notwendige Steuererklärungen gefunden habe. Die Daten werden so aufbereitet, wie du sie schließlich für deine Steuererklärung benötigst.
  • Schnittstelle zu Zapier. Großartig. Mit Zapier kannst du Lexoffice mit vielen anderen Softwareprodukten verknüpfen.
  • Sehr guter Support. Man merkt, dass sich die Supportmitarbeiter auch steuerrechtlich auskennen und daher auch umständlich formulierte Fragen sehr gut verstehen.

Preislich liegt Lexoffice bei 7,90 bis 16,90€ pro Monat.

Lexoffice ist etwas umfangreicher als Debitoor. Was jedoch auch zu einer etwas weniger intuitiven Nutzerführung führt, womit ich anfangs Probleme hatte. Nach dem ersten Monat hatte ich den Dreh aber schnell raus.

 

Fazit: Buchhaltung für Blogger und Influencer

Während ich mich früher in unglaublich komplizierten, fehleranfälligen Excellisten verloren habe, geht es mittlerweile Ruck-Zuck. Ich habe einen kompakten Überblick über meine Finanzen und investiere jeden Monat nur noch wenige Stunden und nicht mehr Tage in meine Buchhaltung.

Ich kann dir ein Rechnungsprogramm für deine Buchhaltung nur empfehlen. Auch, wenn du aktuell ein Kleinunternehmer bist. In diesem bekommst du nicht nur Mustervorlagen für Blogger, sondern auch jede Menge Unterstützung bei deiner Steuer.

Du kommst in deinem Business irgendwann an den Punkt, an dem du entscheiden musst, wofür du deine Zeit investierst. Ist die Zeit knapp, ist es in Summe günstiger, wenn du ein paar Euro in ein Tool investierst, dass dir viele Stunden Arbeit abnimmt.

Für welchen Anbieter du dich entscheidest, hängt ganz davon ab, welche Themen dir wichtig sind und wie viel du investieren möchtest.

Debitoor startet bereits sehr günstig und bietet eine sehr übersichtliche Nutzeroberfläche. Zudem hast du etwas mehr Gestaltungsspielraum beim Designen deiner Rechnungen und sehr intuitive Reports.

Lexoffice hingegen ist der beste Kandidat, wenn du im Hinblick auf deine Steuer nichts falsch machen möchtest. Die Reports sind nicht ganz so nutezrfreundlich, aber sie sind so aufbereitet, dass sie gleichzeitig Steuerformularen entsprechen. Dadurch wirst du am Ende des Jahres keine Zeit investieren müssen, um herauszufinden, was du nun wo eintragen musst.

Hast du noch Fragen zum Thema Buchhaltung für Blogger? Schreib sie mir gerne in die Kommentare!

Dieser Beitrag enthält Affiliatelinks.

Buchhaltung und Rechnungen schreiben als Blogger