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Ist dir schon einmal aufgefallen, dass wir meist nicht zu wenig Zeit, sondern einfach zu viel Ablenkung haben? Sobald wir uns in der Zeit, die wir haben, auf das konzentrieren, was uns wirklich wichtig ist, können wir unheimlich viel in kürzester Zeit schaffen und unseren Arbeitstag richtig produktiv gestalten.

Eine Freundin von mir hat vor kurzem ihr erstes Baby bekommen und das ganz treffend formuliert: “Ich hab jetzt zwar weniger Zeit, bin aber in diesem Zeitraum viel fokussierter. Deswegen schaffe ich heutzutage mit weniger Zeitaufwand viel mehr, als noch vor wenigen Jahren.”

Gut, wir müssen nicht erst Kinder kriegen, um richtig produktiv zu werden. Mit dem richtigen Ansatz kannst du schon heute starten und deine Ergebnisse vervielfachen bzw. deine Arbeitszeit reduzieren.

Produktives Arbeiten ist nicht nur eine Geldfrage. Das wirkt sich auch auf dein mentales Wohlbefinden aus (du hast etwas geschafft und kannst stolz auf dich sein), die Qualität deiner Arbeit (dein Laser-Fokus führt oft zu einer besseren Qualität und weniger Leichtsinnsfehlern) und auf die Geschwindigkeit, mit der du deine Ziele erreichst.

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Mit kleinen Veränderungen kannst du viel bewirken. So auch in deinem Arbeitstag. Nichts ist schließlich anstrengender, als ein Arbeitstag, der sich unglaublich zieht und scheinbar zu nichts führt. Am Ende des Tages fühlt man sich k.o. und niedergeschlagen. Trotz aller Bemühungen war der Tag quasi umsonst.

Das ändern wir jetzt. Denn jede Minute, die du in dein Unternehmen investierst, sollte sich lohnen. Wenn du einen unproduktiven Tag hast, dann nur, weil du das vorher bewusst so entschieden hast (auch diese Tage sind wertvoll und steigern deine Kreativität). Hier findest du 4 Tipps, mit denen du deinen Arbeitstag sofort produktiver gestalten kannst.

Schreib mir gerne in die Kommentare, wenn du dir einen zweiten Teil wünscht. Denn, ich bin ein großer Fan von effizienten Prozessen und Tools, die uns das Leben vereinfachen.

#1 Setze klare Prioritäten

Bei mir startet jede Woche mit einem Whiteboard und einigen wasserlöslichen Markern*. Ich brainstorme erst einmal alle Todos, die gerade anstehen (teils mit meiner Todo-Liste, teils aus dem Kopf). Dann bringe ich diese in eine Reihenfolge: Was ist wichtig? Was kann auch noch bis kommende Woche warten?

Zuletzt nummeriere ich all diese Todos durch. Nummer eins hat dabei die höchste Priorität und wird zuerst angegangen. Nummer zwei kommt danach, dann Nummer drei, u.s.w.

Die Aufgaben und Themenblöcke formuliere ich dabei so, dass ich die Top 3 Prioritäten auf jeden Fall in dieser Woche abschließen kann. Wichtig ist, dass diese Blöcke klar formuliert sind, so dass du auch weißt, wie du dieses Thema schließlich angehst.

Wähle also statt „Content Marketing Quartal 3“ lieber spezifischere Aufgabenblöcke: „Podcastfolgen Q3 planen und aufnehmen“, „Social Media Planung Q3“, sowie „Newsletter Q3“.

Warum ist das so wertvoll?

Die Prioritäten helfen dir nicht nur dabei, eine Reihenfolge in deine Todo-Liste zu bringen. Das alleine ist schon sehr wertvoll, da du dich bei jedem Todo fragen kannst: Hilft mir das dabei, mein wahres Ziel zu erreichen?

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Diese Prioritäten helfen dir auch dabei, all den Input von außen zu filtern. Seien es Ideen von deinen Business Buddies, Aufgaben aus einem Onlinekurs oder schlichtweg Ideen, die dir beim Sport gekommen sind.

Anhand dieser Prioritäten kannst du schnell erkennen, was du tun kannst, um deinem großen Traum näher zu kommen.

#2 Aus den Gedanken, aus dem Sinn

An manchen Tagen kommen einem so viele Ideen. Vor lauter Inspiration kannst du dich gar nicht auf deine Arbeit konzentrieren?

Schreib all diese Ideen und Gedanken in eine App oder Anwendung, sobald sie dir kommen. Dann vergisst du sie nicht, musst aber auch nicht mehr so viel darüber nachdenken und kannst dich auf die heutigen Aufgaben konzentrieren.

Ich persönlich Arbeite dafür wahnsinnig gerne mit Asana. Dort schreibe ich meine Aufgaben nicht nur auf, sondern weise ihnen auch ein bestimmtes Datum zu. Ich beschäftige mich erst wieder mit diesem Thema, wenn die Aufgabe, an dem zugewiesenen Datum, in meiner Todo-Liste auftaucht.

Denn wir verschwenden unglaublich viel Zeit damit, über Aufgaben nachzugrübeln, die wir im Moment sowieso nicht angehen können. Dann lieber zu einem späteren Zeitpunkt etwas Zeit investieren und mehr daraus machen. Dadurch kannst du heute konzentriert arbeiten und später tolle Projekte aus deinen Ideen entwickeln.

Dafür empfehle ich dir, dich für einen der vielen Notiz- und Todo-App-/ Software-Anbieter zu entscheiden. Deine Anwendung sollte auf all deinen Geräten verfügbar sein und du solltest Spaß bei der Bedienung haben. Wenn das gegeben ist, kann das deine neue, virtuelle Assistenz sein.

Anforderung an diese Anwendung:

  • Auf allen Geräten verfügbar.
  • Intuitiv zu bedienen.
  • Kategorisierung möglich. Aufgaben unterschiedlichen Projekten zuweisen.

#3 Klare Zeiträume für Aufgaben, um produktiver zu arbeiten

Kennst du die Tage, an denen man zwar den ganzen Tag am Rechner sitzt, aber scheinbar zwischen all den Aufgaben schwimmt? Man ist zwar beschäftigt, aber am Ende des Tages hat sich nichts verändert.

Das passiert schnell, wenn man eine lange Todo-Liste, gleichzeitig keine klaren Prioritäten und eigentlich auch keinen Plan hat. Dann fängt man irgendwo an, hüpft dann zur nächsten Aufgabe und arbeitet weder effizient, noch anderweitig zielführend.

Das kannst du ganz leicht ändern!

Starte deinen Tag mit einem Notizbuch, deiner Prioritätenliste und deiner Todo-Liste. Sortiere dann deine Todos in der Reihenfolge, in der du sie heute sinnvoll absolvierst. Schreibe alles auf, was du heute machen wirst.

Ich verwende dieses Notizbuch unglaublich gerne.* Es enthält nicht nur Todo-Listen, sondern stellt dir auch wertvolle Fragen zu Beginn und am Ende des Tages. Große Empfehlung.

An dieser Stelle bist du noch nicht ganz fertig.

Dann schreibst du neben jede Aufgabe einen Zeitraum, den du dir dafür zur Verfügung stellst (keine Sorge, nach den ersten Malen, hast du ein gutes Zeitgefühl für deine Aufgaben).

Dieser Zeitraum hilft dir nicht nur dabei, ein besseres Gefühl für deine Todo-Listen zu bekommen. Er motiviert dich auch. Selbst eine Aufgabe, auf die du gerade keine Lust hast, kannst du für 45 Minuten durchziehen, wenn dir vorher bewusst ist, wie lange du vermutlich brauchst.

Wenn du erst einmal an der Aufgabe arbeitest, vergeht die Zeit wie im Flug.

Bye bye procrastination.

Extra-Tipp: Falls dir doch einmal die Motivation fehlt, kannst du dir für diesen Zeitraum auch einen Timer stellen. Ich arbeite sehr gerne mit der “Forest” App.

#4 Unterbrich deinen Arbeitstag, um produktiver zu werden

Was? Es geht um das produktive Arbeiten und dann sage ich, dass du am besten gar nicht mehr arbeiten solltest?

Genau so ist es!

Unterbrich deinen Arbeitstag regelmäßig. Insbesondere in kniffligen Situationen, die dir wahrhaftig Kopfschmerzen bereiten.

Wenn du an einer Herausforderung knabberst und nicht mehr weiterkommst, gib deinem bewussten Teil des Gehirns eine Pause.

Was dann passieren wird, ist faszinierend: Während du dich erholst, einkaufen oder zum Sport gehst, arbeitet dein Unterbewusstsein weiter an diesem Problem. Dein Unterbewusstsein kann sehr viel mehr Informationen verarbeiten, als wir das bewusst tun können.

Dadurch wirst du irgendwann, wie nebenbei, auf eine Lösung für dein Problem kommen. Ohne, dass du stundenlang am PC gesessen und gefühlt deine Zeit vergeudet hast.

Nutze diesen Geheimtrick.

Ich mache das auch selbst ganz oft. Auch, wenn ich in der Situation oft das Gefühl habe, dass ich mir doch jetzt keine Pause nehmen kann. Es funktioniert und führt dich oft schneller zu einer Lösung.

Das sind 4 knackige Tipps, die du sofort umsetzen kannst, um noch heute produktiver zu werden: Prioritäten setzen, Brain dumping in einer App deiner Wahl, klar definierte Zeiträume und regelmäßige Unterbrechungen.

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