Was für eine verrückte Zeit.

Einerseits spielt die Welt verrückt, aber andererseits ergeben sich aus Krisen auch immer wertvolle Möglichkeiten.

Wir bekommen eine ganz neue Sicht auf die Dinge, bei uns in Deutschland macht die Digitalisierung einen großen Sprung nach vorne und von einem Moment auf den anderen sind neue, digitale Geschäftsmodelle super spannend, die bisher noch in weiter Ferne lagen.

So konzentrieren sich nun viele Unternehmen auf die digitalen Möglichkeiten, die uns unsere Welt heutzutage bietet.

Doch nicht nur dadurch ergeben sich zahlreiche neue Projekte. Für viele geht das eng einher mit einem neuen Arbeitsumfeld, neuen Mitarbeitern im Homeoffice und damit auch ganz neuen Chancen.

Wie geht man mit diesen neuen Herausforderungen um und balanciert erfolgreich unterschiedlichste Projekte? Vielen von euch geht es aktuell so, daher habe ich dir heute einige Tipps mitgebracht, wie du es schaffst, mehrere Projekte unter einen Hut zu bringen und erfolgreich aufzubauen.

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So verwaltest du mehrere Projekte gleichzeitig

Mein erstes Onlineprojekt habe ich 2014 begonnen. Damals noch neben einem Vollzeitstudium und zahlreichen Nebenjobs. Es hat etwa ein halbes Jahr gedauert, bis ein weiteres Projekt dazu gekommen ist. 2017 waren es dann schon drei Projekte, während ich mein Masterstudium in nur drei Semestern abgeschlossen und meinen ersten Vollzeitjob in München angetreten bin.

Das war eine verrückte Zeit damals, in der ich viel über die Balance zwischen verschiedenen Projekten gelernt habe. Genau diese Tipps, die mir damals besonders gut geholfen haben, möchte ich heute an dich weitergeben.

#1 Hast du eine klare Vision?

Warum liegen dir deine Projekte am Herzen? Was möchtest du damit erreichen? Warum machst du dich überhaupt an die Arbeit?

Wenn du mehrere Projekte gleichzeitig betreust, ist es noch viel wichtiger, dass du ganz genau weißt, wo du hin willst. So dass dich all deine Aktivitäten deinem großen Ziel einen Schritt näher bringen.

Was ist deine Vision?

Tipp: Geld verdienen ist für viele Menschen keine Vision, die langfristig motiviert. Geld ist wichtig und definitiv eine Motivation, doch hinter einer Vision versteckt sich noch weitaus mehr.

Schreibe dir deine Vision für jedes einzelne Projekt auf einen Zettel. Hänge diese Zettel irgendwo auf, wo du sie jeden Tag sehen kannst.

#2 Priorisieren

Sobald du deine Vision kennst, kannst du all die möglichen Todos, die dir einfallen, priorisieren.

Es gibt Aufgaben, die dich deinem Traumziel einen großen Schritt näher bringen.
Es gibt aber auch Aufgaben, die ganz nett sind, dich aber nicht weiterbringen.

Wie bringst du Struktur in deine unendlich lange Todo-Liste?

  • Schreibe dir eine Liste mit all den Aufgaben, die aktuell anstehen könnten.
  • Stelle dir bei jeder Aufgabe die Frage: Was bewirkt diese Aufgabe? Was ändert sich, wenn ich diese Aufgabe erledigt habe?
  • Nimm dir drei Farben und kategorisiere all diese Aufgaben nach wichtig, naja, unwichtig – und zwar im Bezug auf dein großes Ziel.
  • Dann schreibst du alle wichtigen Todos auf und bringst auch diese wiederum in eine Reihenfolge.

Nun weißt du, wo du anfangen kannst. Gleichzeitig hast du die Gewissheit, dass du deine knappe Zeit sinnvoll investierst.

Bei allen “naja” Aufgaben kannst du dir überlegen, ob du sie delegieren kannst oder sie auf einen späteren Zeitpunkt verschiebst.

Wichtig ist dann, dass du kein schlechtes Gewissen wegen all der Aufgaben hast, die aktuell liegen bleiben. Ein schlechtes Gewissen kann ein echter Bremser sein. Du hast deinen Grund, warum du dich auf das einen oder andere Thema konzentrierst. Du musst dich nicht rechtfertigen und die Welt geht deshalb nicht unter. Ganz im Gegenteil: Durch die Priorisierung deiner Aufgaben erreichst du dein Ziel sogar schneller.

Du weißt nicht genau, was nun wichtig ist?

Wenn du dir ein Standbein aufbauen möchtest, ist eines ganz wichtig: Wachstum.

Selbst dann, wenn du langsam wächst – so lange du wächst, entwickelt sich alles in die richtige Richtung. Sobald dein Wachstum stagniert, wird es Zeit die Prioritäten erneut zu überdenken.

Tipp: Konzentriere dich auf das, was dir wichtig ist. Das sind deine Projekte und nur du weißt, wohin es gehen soll.

Höre nicht zu viel auf Tipps von Außenstehenden, die dein Unternehmen gar nicht kennen und es nur gut meinen. Wenn wir uns von Tipps von Dritten leiten lassen, kann es schwer sein, den eigenen roten Faden zu sehen.

#3 Klare, machbare Aufgaben

Jetzt, wo du einen super Überblick über dein Ziel und deine Prioritäten hast, geht es an die Planung. Denn gerade bei mehreren Projekten ist eine gute Planung das A und O, damit du deine Zeit effizient einsetzen kannst.

Wann immer du Zeit hast, solltest du sofort wissen, was du gerade tun kannst. So können sich schon 15 Minuten als richtig produktiv erweisen.

Setze dich also pro Projekt hin und schreibe alle Aufgaben auf. Unterteile diese Aufgaben dann in möglichst einfache Teilaufgaben, die du portionsweise abarbeiten kannst.

Beispiel: Statt “Neue Podcastfolge erstellen” unterteile ich diese Aufgabe in: Thema recherchieren, Keywords recherchieren, Stichpunkte erstellen, Podcastfolge aufnehmen, Podcastfolge schneiden, Blogbeitrag schreiben, Podcastfolge und Beitrag einplanen, Social Media Grafiken erstellen, Social Media Texte erstellen, Social Media Posts planen.

Selbst, wenn ich nur ganz kurz Zeit habe, kann ich eine dieser Teilaufgaben erledigen. Du wirst überrascht sein, wie viel du durch viele kleine Aufgaben erreichst.

Notiere dir all diese Aufgaben mit einer klaren Deadline in einem Tool deiner Wahl (Empfehlung: Asana).

Wie oft du das machst, hängt ganz davon ab, wie gut du die nächsten Wochen absehen kannst. Ich plane das Quartal zwar grob durch, doch die Detailplanung mache ich dann einmal in der Woche.

#4 Konzentriere dich immer nur auf ein Projekt

Wie geht man verschiedene Projekte an? Macht man am besten alles auf einmal, unterteilt man seine Woche tageweise? Wie könnte man das organisieren.

Dafür gibt es vermutlich zig tausend Ansätze, die alle von dir und der Art deiner Projekte abhängen. Welches der richtige Ansatz für dich ist, kann ich dir daher nur schwer sagen, aber ich möchte dir erzählen, was für mich sehr gut funktioniert.

Grundsätzlich konzentriere ich mich immer nur auf ein Projekt. Das bedeutet, ich denke mich in das eine Projekt und erledige in dieser Phase nur Aufgaben dieses Projekts. Und andersherum genauso.

Das ist für mich total wichtig, da meine Projekte thematisch unterschiedlich sind und ich keinen klaren Gedanken fassen könnte, wenn ich alle Projekte gleichzeitig durchdenke.

Die Intervalle sind dann jedoch total unterschiedlich. Im regulären Betrieb wechselt das täglich. Wenn jedoch große Projekte anstehen, z.B. die Entwicklung eines neuen Produktes oder ein Launch, dann gehe ich etwas anders vor. Ich arbeite all die anfallenden Aufgaben vom einen Projekt für einen größeren Zeitraum ab, so dass ich mich dann einige Wochen lang nahezu nur noch auf das andere Projekt konzentrieren kann.

Für mich würde es nicht funktionieren, wenn ich alles gleichzeitig versuchen würde. Es wirkt manchmal so von außen. Das liegt jedoch nur daran, dass ich beim einen Projekt vorgearbeitet habe, um mich dann auf ein anderes zu konzentrieren.

#5 Einfach loslegen

Kurz und knapp: Jetzt geht es los!

Unterschätze nicht den Wert von 10-15 Minuten. Wenn deine Planung gut ist und du weißt, was du zu tun hast, kannst du auch in kürzesten Zeiträumen viel erreichen.

Wenn du jeden Tag nur zusätzliche 15 Minuten arbeiten kannst, sind das in der Woche fast zwei Stunden.

Du hast deinen Plan aufgestellt, du kennst deine Aufgaben – mach dich jetzt an die Arbeit. Es soll Phasen geben, in denen wir Dinge unnötig lange überdenken, das kostet uns nur Zeit.

Es gibt Zeiten zum Planen und Zeiten zum Machen.

#6 Nicht zu früh aufgeben

Neben all den konkreten Tipps, habe ich abschließend noch einige Tipps für dich, die nicht so gut greifbar sind, dafür jedoch umso wichtiger.

Das erste Thema ist: Gib nicht zu früh auf!

Selbst talentierte Menschen bauen ihre Unternehmen nicht über Nacht auf. Hinter jedem erfolgreichen Unternehmen stecken unglaublich viele Arbeitsstunden, Fehler, Aufs und Abs. Das ist total normal.

Wichtig ist, dass dein Projekt im Großen und Ganzen wächst. So lange das der Fall ist – selbst dann, wenn es nur langsam wächst – bist du auf dem richtigen Weg.

Bleib dran und gib nicht zu schnell auf. Obwohl es gerade online viele aggressive Coaches gibt, die dir das blaue vom Himmel versprechen, steckt hinter jedem erfolgreichen Unternehmen vor allem eines: Leidenschaft und Durchhaltevermögen. Wer dir etwas anderes sagt, erzählt dir Schmarrn.

Wenn du jedoch merkst, dass dein Projekt nur noch ein Kampf ist, nicht mehr wächst und dir kein bisschen Spaß macht, dann wird es vielleicht Zeit das Projekt grundsätzlich zu überdenken. Triff eine aktive Entscheidung, wie es damit weitergehen soll.

#7 Halte das Gleichgewicht

Du bist das wichtigste Asset in deinem Unternehmen. Behandle dich auch so. Trotz all der Aufgaben, der großen Ziele und der Leidenschaft für deine Projekte: Halte das Gleichgewicht.

Es hilft nichts, wenn man sich innerhalb des ersten halben Jahres kaputt arbeitet und dann gar nichts mehr machen kann. Erfahrungsgemäß fangen alle so an, insbesondere junge Gründer. Phasenweise ist das auch mal in Ordnung, aber es braucht dann auch wieder Phasen, in denen du durchatmen und auftanken kannst.

Höre auf deinen Körper und nimm dir regelmäßig und ohne schlechtes Gewissen eine Auszeit. Das tut nicht nur deinem Körper gut, sondern hilft dir auch dabei eine neue Perspektive für deine Projekte zu gewinnen.

Du kannst dich also entspannen und gleichzeitig etwas für dein Unternehmen tun.

Bei all den Zielen habe ich nun nur noch einen ganz wichtigen Tipp für dich: Bleibe positiv und genieße den Prozess.

Ich habe erst gemerkt, wie wichtig das ist, als mir aufgefallen ist, dass mich mein Umfeld ständig gefragt hat: “Wie ist das denn, wenn du am Wochenende arbeiten musst?” oder “Ich könnte das ja nicht – im Urlaub arbeiten und niemals abschalten können.” oder auch Aussagen, wie “Puh, ich musste heute eine Stunde früher aufstehen, um meine Arbeit zu erledigen.”

Dadurch habe ich ganz unbewusst den Glaubenssatz aufgenommen, dass es anstrengend, schlecht und negativ ist, viel zu arbeiten.

Unglaublich, denn ich sehe das eigentlich (!) ganz anders. Meine Jobs machen mir Spaß, dafür stehe ich gerne früher auf, arbeite an Feiertagen oder checke meine E-Mails im Urlaub. Das fühlt sich gut an, ich liebe das. Wenn es mir zu viel wird, nehme ich mir schon eine bewusste Auszeit

Erst, als mir das bewusst geworden ist, dass ich das ganz anders sehe, als mein Umfeld – und dass ich auch keinen Spaß daran habe, anzugeben, wer mehr arbeitet oder wer dabei mehr leidet – kam auch meine Motivation wieder zurück.

Was ich dir damit sagen möchte: Werde dir deinen Überzeugungen bewusst und lass dich nicht von deinem Umfeld beeinflussen. Leichter gesagt, als getan, ich weiß. Aber es ist so wichtig, gerade dann, wenn man viele “normal” 9 to 5 arbeitende Menschen im Umfeld hat, die “arbeiten” aus einer ganz anderen Perspektive sehen.

Damit wünsche ich dir nun ganz viel Erfolg mit deinen Projekten.

Welcher dieser Tipps hat dir weitergeholfen? Welche Tipps helfen dir gerade besonders gut? Lass es mich in den Kommentaren wissen.