Du hast noch so viel vor, deine To-do-Liste findet kein Ende und schon ist der Tag wieder vorbei. Obwohl du den ganzen Tag beschäftigt bist und du wirklich hart arbeitest, kommst du auf keinen grünen Zweig.
Was kannst du in dieser Situation tun, um in weniger Zeit mehr zu schaffen?
Das ist eine ganz wichtige Frage. Nicht nur als Selbstständiger, sondern auch in vielen anderen Lebensbereichen. Am Ende haben wir alle 24/7 und dürfen selbst entscheiden, was wir in dieser Zeit erreichen und wofür wir dann doch länger brauchen.
Eine Möglichkeit, mit der ich selbst meine Aufgaben in der Hälfte der Zeit erledige, ist das Batch Working. Ohne diese Arbeitsmethode würde ich es niemals schaffen, all die wertvollen Projekte unter einen Hut zu bekommen.
Was das genau bedeutet, warum Batch Working so hilfreich ist und wie du das in deinem Arbeitsalltag anwendest, schauen wir uns heute genauer an.
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Batch Working like a pro
Was ist Batch Working?
Batch Working ist englisch und bedeutet übersetzt so viel wie etwas stapelweise oder in einem Schwung abarbeiten.
Du arbeitest in einem Schwung Aufgaben des gleichen Typs ab. Dadurch ersparst du dir viel Zeit, Energie und damit auch Geld. Wären wir Maschinen, würde man in der BWL von reduzierten Rüstkosten sprechen.
Du reduzierst die Kosten (in diesem Fall Zeit und Energie), die anfallen, um dich auf eine neue Aufgabe einzustellen, da du z. B. gleich 5 Aufgaben des gleichen Typs erledigst.
Ein einfaches Beispiel:
Statt jede E-Mail einzeln zu beantworten, sobald sie in deinem Postfach eintrudelt, beantwortest du einmal am Tag mehrere E-Mails.
Dadurch fällt die Zeit weg, die du brauchst, um:
- Das E-Mail-Programm zu öffnen.
- Dich mental auf das Beantworten einer E-Mail vorzubereiten.
- Evtl. Unterlagen und Links zu suchen.
- Das E-Mail-Programm wieder zu schließen.
All diese Schritte erledigst du beim Batch Working nur einmal. Du öffnest das E-Mail-Programm einmal in einem definierten Zeitraum, beantwortest mehrere E-Mails am Stück und beendest diese Aufgabe wieder.
Würdest du deine Arbeitszeit stoppen, siehst du, wie viel Zeit du dir dadurch sparst.
Batch Working bedeutet also, dass du mehrere Aufgaben des gleichen Typs in einem Schwung erledigst, um den Aufwand zwischen unterschiedlichen Aufgaben möglichst gering zu halten.
Das ist eine tolle Möglichkeit, um in kürzester Zeit viel zu erreichen. Wenn du einmal bewusst darauf achtest, wirst du überrascht sein, wie viel Zeit wir mit der Vor- und Nachbereitung einer Aufgabe verbringen – und wie wenig Zeit wir für die eigentliche Erledigung der Aufgabe benötigen.
Wie funktioniert Batch Working?
Ich bin mir sicher, dass du auch bisher schon einige Aufgaben am Stück erledigst. So räumst du vielleicht nicht jeden Teller einzeln in die Spülmaschine, sondern räumst die Küche gesammelt nach jeder Mahlzeit oder einmal am Tag auf.
Genauso gibt es in deinem Online Business bereits Aufgaben, die du mehr oder weniger gesammelt erledigst.
Wenn du das Batch Working nun (noch) bewusster umsetzen möchtest, um künftig mehr Zeit zu sparen, konzentriere dich zuerst auf Aufgaben, die immer wieder anfallen.
Schritt 1: Schreibe dir all regelmäßig anfallenden Aufgaben auf.
Dann überlege dir, wie du diese sich wiederholenden Aufgaben zusammenfassen kannst. Wie häufig möchtest du dich damit beschäftigen?
Im Umkehrschluss: Welche dieser Aufgaben wirst du in Zukunft seltener angehen, dann aber mehrere dieser Aufgaben am Stück erledigen?
Schritt 2: Stelle deine Aufgaben anders zusammen.
Neben den sich immer wieder wiederholenden Aufgaben, gibt es innerhalb dieser Aufgaben Themen, die sich ähneln. Auch diese Aufgaben kannst du zusammenfassen und deine Prozesse dadurch umstrukturieren.
Beispiel: Zur Erstellung eines Videos gehört die Erstellung eines Skriptes, des Videos, der Videoschnitt und vieles mehr.
Du kannst nun ähnliche Aufgaben zusammenfassen und an einem Stück das Konzept für mehrere Videos erstellen. Dann drehst du mehrere Videos und schneidest sie anschließend an einem Stück.
Du fasst also nicht nur mehrere Aufgaben zusammen, sondern würfelst die Teil-Aufgaben ebenfalls neu – effizienter – zusammen.
Batch-Working am Beispiel: Blogbeiträge erstellen
Was bedeutet es nun für deinen Business-Alltag?
Plane kommende Aufgaben immer für längere Zeiträume, um ähnliche Aufgaben zusammenzufassen.
Statt den Blogbeitrag für die kommende Woche zu planen, kannst du die Blogbeiträge für die kommenden 4 Wochen planen.
Dadurch kannst du verschiedene Aufgabenblöcke zusammenfassen:
- Planung der Blogbeiträge und strategische Organisation des Content-Kalenders.
- Brainstorming und Recherche der Inhalte dieser Blogbeiträge.
- Schreiben der Texte der Blogbeiträge.
- Erstellen der dazugehörigen Social Media Posts.
- Erstellen der Newsletter.
- …
Jeden dieser Aufgabenblöcke kannst du über mehrere Aufgaben hinweg zusammenfassen (z. B. gleich für 4 Beiträge erledigen) und an einem Stück abarbeiten.
So machst du es dir einmal im Monat gemütlich und schreibst die Texte aller kommenden Blogbeiträge. An einem anderen Tag hörst du motivierende Musik, die deine Kreativität fördert und erstellst alle Social Media Posts.
Durch die Kombination mehrere ähnlicher Aufgaben musst du nicht jedes Mal bei Null anfangen. Du versetzt dich in die richtige mentale Einstellung und erledigst damit gleich mehrere Aufgaben.
Kurz gesagt: Du holst das meiste aus jedem Arbeitsblock raus.
Was ist wichtig, wenn man erfolgreich Batch Worken möchte?
Das Wichtigste ist, dass du deinen Blick nicht nur auf die kommenden Tage, sondern auf die kommenden Monate richtest.
Nur so siehst du mehrere ähnliche Aufgaben auf dich zukommen, die du dann bündeln kannst.
Das wiederum ist nicht nur förderlich für deine Produktivität, sondern auch für deinen Unternehmenserfolg. Wenn du langfristiger planst, kannst du sicherstellen, dass deine Strategie einen roten Faden verfolgt.
Finde die richtige Batch-Working-Balance für dich
Batch Working ist eine großartige Methode, um in kürzester Zeit viel zu erreichen.
Doch nicht jeder wendet diese Methode gleich an. Nicht jeder wendet das auf jeden Lebensbereich an. Und nicht jeder entscheidet sich dafür, besonders große Stapel am Stück abzuarbeiten.
Werde dir im Klaren darüber:
- … für welche Aufgaben du dir gerne besonders viel Zeit lässt (wenn du die Aufgabe gerne langsam und mit viel Ruhe umsetzt, schöpfst du deine Energie daraus und es würde sich negativ auswirken, wenn du hier zu viel in zu kurzer Zeit erreichen möchtest).
- … bei welchen Aufgaben du gerne mehr Zeit sparen würdest (kannst du hier mehrere ähnliche Aufgaben zusammenfassen?).
- … welche Aufgaben du bereits jetzt in einem Schwung erledigst (kannst du hier noch mehr machen)?
Jeder von uns hat Aufgaben, bei denen er das gut machen kann und andere Aufgaben, bei denen wir uns gerne richtig viel Zeit lassen.
Ich empfehle dir: Probiere einfach mal aus, wie du mit dieser Methode in den unterschiedlichsten Bereichen deines Unternehmens zurechtkommst.
Darüber hinaus kannst du dir Gedanken um den Umfang machen. Während einige gerne die Arbeit für ein ganzes Quartal am Stück erledigen, haben andere das Gefühl, dass die Kreativität verloren geht, wenn sie mehr als 4 Wochen am Stück abarbeiten.
Gestalte das so, wie du es gut umsetzen kannst.
So kannst du deine Buchhaltung einmal im Monat, einmal alle zwei Wochen oder einmal pro Woche erledigen.
Du kannst deinen Content für 2, 4, 8 oder sogar 12 Wochen im Voraus erstellen.
Du kannst dir aber auch ein paar Wochen Zeit nehmen, um mehrere neue Onlinekurse am Stück durchzuarbeiten und dir dann Zeit nehmen, um das Gelernte am Stück umzusetzen.
Es gibt hier kein richtig und falsch, denn diese Methode dient nur dazu, dir deine Arbeit zu erleichtern und deine Produktivität zu steigern.
Worauf du beim Batch Working achten solltest
Je nachdem, wie du gerne arbeitest, wendest du diese Methode in mehr oder weniger ausgeprägter Form an.
Wichtig ist im Grunde nur eines: Die Qualität darf nicht darunter leiden.
Die Qualität deiner Arbeit setzt sich hier aus vielen Faktoren zusammen: Deine Motivation, deine Kreativität, deine Konzentration.
Nicht immer ist es möglich, sich tagelang mit ein und der gleichen Aufgabe auseinanderzusetzen.
Monotonie kann dazu führen, dass du dich langweilst und deine Produktivität nachlässt. Das wiederum kann bedeuten, dass du dadurch weitaus länger für die Aufgaben brauchst, als du geplant hattest.
Batch Working ist also sehr wertvoll, wenn du deine Balance gefunden hast.
Wenn du merkst, dass deine Qualität darunter leidet, solltest du den Umfang reduzieren und häufiger zwischen unterschiedlichen Aufgaben wechseln.
Das Beste am Batch Working?
Ich persönlich bin ein großer Batch Working Fan. Nicht nur, weil mir Effizienz sehr wichtig ist, sondern weil es mir ermöglicht, mich ständig mit neuen Aufgaben zu beschäftigen.
So erstelle ich gleich mehrere Blogbeiträge in einem Rutsch. Eine Aufgabe, die ich liebe! Doch nach einigen Tagen merke ich, dass meine Motivation nachlässt.
Das macht dann jedoch gar nichts, denn ich erstelle Blogbeiträge für mehrere Wochen im Voraus – und beschäftige mich dann wochenlang nicht mehr damit.
Wenn es wieder so weit ist und neue Beiträge benötigt werden, fühle ich mich aufgeladen und habe wieder richtig Lust darauf, neuen Content zu erstellen.
Ich vergleiche das immer gerne mit einem Urlaub: Mal arbeite ich richtig viel an einer Aufgabe – und dann lasse ich sie wieder für eine Weile ruhen.
Das ermöglicht mir, immer wieder mit Schwung durchzustarten und nicht in einen monotonen Arbeitsalltag abzurutschen. Und das wirkt sich wiederum positiv auf meine Produktivität aus.
Du siehst, effizientes Arbeiten hat auch viel damit zu tun, dass man für sich selbst herausfindet, wie man am besten und am liebsten arbeitet.
Würde bei mir jeder Arbeitstag gleich aussehen, würde mich das fürchterlich langweilen. Das ist aber wiederum meine persönliche Vorliebe – vielleicht geht es dir an dieser Stelle ganz anders?
Ich habe einige Kollegen, die es lieben, dass sich jeder Tag in die gleichen Aufgaben unterteilt. Diese Kollegen wenden das Batch Working nur dann an, wenn sie sich einige Wochen freinehmen wollen. Dann arbeiten sie die Aufgaben der kommenden Wochen in einem Schwung ab. Auch das kann eine Möglichkeit sein, wie man diese Methode anwendet.
Gestalte das also so aus, wie du damit besonders gut arbeiten kannst und wie dir deine Arbeit Freude bereitet.
Wie ist das bei dir? Arbeitest du bereits bewusst mit dem Batch Working?
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