14 Tipps, um strukturiert und organisiert zu arbeiten

Strukturiert und organisiert arbeiten: Ein wichtiges Thema, denn in deinem Online Business kannst du jeden Tag sooo viel arbeiten … und dennoch auf der Stelle treten.

Damit dir das nicht passiert, sondern du einen Schritt nach dem anderen weiterkommst, habe ich dir heute ganze 14 Tipps für strukturierteres Arbeiten zusammengestellt.

Ein Thema, was wirklich wichtig ist. Denn jede Minute, die du in dein Business investierst, sollte sich auch lohnen.

Das ist übrigens auch einer der Gründe, warum ich in meinen Onlinekursen viel Wert darauf lege, dass du einen strukturierten Schritt-für-Schritt-Plan bekommst, den du “nur noch” umsetzen musst, um dein Ziel möglichst schnell zu erreichen.

Tipp: Suche dir aus all diesen Tipps zwei konkrete Tipps heraus, die du ab sofort in deinem Arbeitsalltag übernimmst.

Strukturiert und organisiert arbeiten: So funktioniert’s (das kannst du tun)

Fakt ist: Es liegt nicht immer daran, ob wir viel oder wenig Zeit haben, wenn es darum geht, ob wir unsere Ziele erreichen.

Viel Zeit zu haben ist nicht das Geheimnis zu produktiverem Arbeiten. Es geht vielmehr darum, wie du diese Zeit nutzt.

 

Tipp 1: Überblick deiner Aufgaben

Kennst du die Situation, wenn du dich überhaupt nicht auf eine Aufgabe konzentrieren kannst, weil deine Gedanken ständig zu all den anderen Todos abschweifen, die du noch erledigen möchtest?

In diesem Fall wird es bildlich gesprochen Zeit, dass du deinen Kopf mit all seinen Gedanken einmal “ausleerst”, sortierst und dann wieder mit einem klaren Kopf weiterarbeitest.

Schaffe Kapazitäten, indem du all deine Gedanken auf Papier bringst.

Wie das funktioniert?

1. Schreibe alles auf, was dir durch den Kopf geht: Gedanken, Todos, Ideen…
2. Setze dich regelmäßig z.B. einmal die Woche hin und sortiere deine Notizen: Was möchtest du sofort erledigen, was kann warten, was kommt auf eine “vielleicht später” – Liste?
3. Übertrage schließlich die konkreten Todos in das Planungstool deiner Wahl (Empfehlung: Asana).

In Zukunft kannst du deine Gedanken jederzeit auf Papier bringen, indem du beispielsweise eine einfache Notizapp auf dem Smartphone nutzt (s. Tipp 6). In regelmäßigen Abständen gehst du diese Notizen dann durch und planst sie entsprechend ein.

So hast du all deine Themen aus dem Kopf, es geht aber auch nichts verloren.

 

Tipp 2: Nutze ein intuitives Tool für die Planung und Organisation

Der Produktivitätsmarkt boomt. Dort draußen gibt es scheinbar unendlich viele Planner, Tod-Listen, Apps und andere Tools, die dich beim produktiven Arbeiten unterstützen.

Doch was ist hier wirklich wichtig?

Zum einen, dass du ein Tool findest, mit dem du intuitiv und einfach arbeiten kannst.

Egal wie beliebt eine App dort draußen ist. Wenn du nicht mit der Bedienungsoberfläche zurechtkommst, dann wird sie dir deinen Alltag nicht erleichtern.

Nimm dir daher Zeit und teste unterschiedliche Tools, bis du genau das richtige Tool für dich gefunden hast. Die Auswahl ist groß genug.

Zum anderen ist wichtig, dass dieses Tool mitdenkt und dir tatsächlich arbeit abnimmt.

Hier unterscheiden sich simple Todo-Listen von etwas komplexeren Anbietern, bei denen du jeder Aufgabe eine Logik zuweisen kannst.

Das beginnt bereits bei der simplen Funktion, dass sich Aufgaben entsprechend deiner Regeln automatisch wiederholen. Oder dass du deine Todo-Liste mit deinem Kalender verknüpfen kannst. Dass du Erinnerungen hinzufügen und Abhängigkeiten einrichten kannst.

Ziel ist es, dass du die Aufgaben einmal einträgst und dann nicht mehr ständig darüber nachdenken musst.

Neben Asana liebe ich übrigens die App Sorted.

 

Tipp 3: Plane deine Tage ehrlich

Wir alle kennen sie, die ellenlangen Todo-Listen. Listen, die wir niemals an einem Tag abarbeiten können und dennoch nehmen wir sie uns Tag für Tag aufs Neue vor.

Das ist nicht nur nicht zielführend, sondern auch ziemlich frustrierend.

Also Schluss damit!

Stattdessen nimm dir jeden Tag drei wichtige Aufgaben vor, die du auf jeden Fall erledigen möchtest.

Plane für diese Aufgaben eine realistische Zeit ein.

Für die übrige Zeit planst du weitere Aufgaben mit ein, jedoch ebenfalls mit realistischer Zeitangabe.

Alles, was schon während der Planung nicht in deinen Zeitrahmen passt, streichst du oder verschiebst es auf einen anderen Tag.

Der große Vorteil dieser Herangehensweise? Du bleibst motiviert dabei und wirst deine Todo-Liste am Ende des Tages tatsächlich erledigt haben.

 

Tipp 4: Scheuklappen aufsetzen und los geht es!

Unser Leben besteht aus Phasen. Es gibt Phasen, in denen du Ideen sammelst und dich kreativ austobst. Und es gibt Phasen, in denen du dich voll und ganz deiner Aufgabenliste widmen kannst.

Sobald du dich in der Umsetzungsphase befindest, setze Scheuklappen auf und lass dich von nichts ablenken. Es gibt schließlich einen Grund, warum diese Aufgaben nun auf deiner Todo-Liste stehen.

Konzentriere dich zu diesem Zeitpunkt voll und ganz auf die jeweilige Aufgabe. In dieser Zeit gilt: Kein Smartphone, keine Anrufe, keine E-Mails, kein Auf- oder Umräumen der Wohnung.

Du widmest dich nun für einen kurzen Zeitraum voll und ganz dieser einen Aufgabe.

 

Tipp 5: Priorisieren

Beschäftigt zu sein, bedeutet nicht gleichzeitig, dass du auch produktiv bist.

Ganz im Gegenteil: Manchmal beschäftigen wir uns, um uns von den wirklich wichtigen Aufgaben abzulenken.

Deswegen nimm dir regelmäßig Zeit, um deine Aufgaben zu priorisieren: Was ist jetzt gerade wirklich wichtig und was kann warten?

Wie du das entscheidest? Betrachte dein großes Ziel und gehe dann rückwärts bis zum aktuellen Zeitpunkt.

Erinnere dich auch immer wieder daran, selbstbewusst zu priorisieren. Nur weil jemand anderes, das ganz anders angehen und entscheiden würde, bedeutet das nicht, dass auch du das so machen musst.

Tipp: Zum Thema Priorisieren und wie du mehrere Projekte unter einen Hut bekommst, findest du hier einen spannenden Beitrag.

 

Tipp 6: Notiere dir spontane Einfälle

Die besten Ideen kommen uns doch immer, wenn wir gerade gar nicht danach suchen.

Umso wichtiger, dass du dir diese Ideen notierst. Nicht nur, damit du diesen grandiosen Einfall nicht vergisst. Sondern auch, damit du dich durch diesen Gedanken nicht von anderen Aufgaben ablenken lässt.

Nutze eine App, in der du dir spontane Einfälle notieren kannst. Das sollte eine App sein, auf die du innerhalb von Sekunden zugreifen kannst. Etwas ganz simples und cleanes, wie z.B. Google Notizen.

 

Tipp 7: Batch-Working

Batch-Working bedeutet, dass du ähnliche Aufgaben in einem Schwung erledigst.

Das hat den großen Vorteil, dass du deine Zeit-Kosten erheblich reduzieren kannst, während die Qualität meist gesteigert wird.

Ein großartiges Arbeitsmodell, über das ich in diesem Beitrag schon einmal ausführlich geschrieben hatte. Klicke hier, um mehr zu erfahren und zu lesen, wie ich Batch-Working im Online Business einsetze.

 

Tipp 8: Ordnung in deinem Umfeld

Falls du ähnlich tickst wie ich, kann es dir erheblich helfen, wenn dein Umfeld klar, aufgeräumt und auch möglichst clean ist, damit du dich voll und ganz auf deine Aufgaben konzentrieren kannst.

Wenn das Außen aufgeräumt und sauber ist, kann sich mein Inneres voll und ganz austoben. Ich habe nicht mehr das Gefühl, in einem Rahmen eingesperrt zu sein, sondern kann mich mental voll und ganz entfalten. Demzufolge auch weitaus produktiver arbeiten.

Es gibt aber auch Menschen, die sich durch Ordnung am Arbeitsplatz gebremst fühlen – welcher Typ bist du?

 

Tipp 9: Kreative und strukturierte Phasen

Erwarte nicht von dir, dass du immer organisiert und strukturiert sein musst.

Das macht keinen Spaß und führt zu zwanghafter Ordnung, die wenig produktiv ist und dich vielmehr einengt.

Stattdessen werde dir einfach darüber bewusst, wann du was machst:

• Wann organisierst und strukturierst du?
• Wann arbeitest du Aufgaben ab?
• Wann hast du Zeit für die richtig kreativen Aufgaben?
• Wann nimmst du dir Zeit für ein Brainstorming, das in alle Richtungen geht.

Nimm dir bewusst Zeit für kreativere und geordnetere Phasen. Je nachdem, wann und wie du gut und gerne arbeitest.

So kann ich beispielsweise morgens am besten Schreiben, während ich den Vormittag für mental anspruchsvolle Aufgaben nutze. Kreative Aufgaben wie das Erstellen von Grafiken verschiebe ich darüber hinaus gerne auf den Nachmittag.

Wie ist das bei dir?

 

Tipp 10: Wiederkehrende Aufgaben automatisieren

Du musst täglich drei Rechnungen in deine Buchhaltungssoftware übertragen? Du erstellst immer wieder die gleichen Antworten im Rahmen deines Kundensupports?

Automatisiere Aufgaben teilweise oder vollständig, die immer wiederkehren und deinen kreativen Input nicht benötigen.

Werde dir also erst einmal bewusst, welche Aufgaben immer und immer wieder anfallen. Dafür ist es hilfreich, eine Woche lang zu tracken, womit du eigentlich deine Zeit verbringst.

Greife dann die Aufgaben heraus, die du nicht unbedingt manuell umsetzen musst und überlege dir, wie du diese ganz oder teilweise automatisieren kannst.

Einiges wirst du an Software übertragen können. Bei anderen Aufgaben kannst du dir zumindest Vorlagen anlegen. Wieder anderes kannst du an Dritte abgeben.

 

Tipp 11: Kleinere Aufgaben sofort erledigen

Du liest dir eine E-Mail durch und könntest innerhalb von einer Minute darauf antworten?

Dann mache das auch. Erledigt ist erledigt.

Schiebe kleine Aufgaben, die dich weniger als 2 Minuten deiner Zeit kosten nicht auf, sondern erledige sie sofort:

• Rechnungen bezahlen
• Nachrichten beantworten – sofern notwendig
• Kurz einen Gedanken überprüfen.

Wenn es dich mehr Zeit kostet, dir diese Aufgabe in deiner Todo-Liste zu notieren, zu planen, wann du sie umsetzt und gedanklich dann doch die ganze Zeit daran zu denken… dann lohnt sich das nicht.

Erledige kleine Aufgaben also immer sofort.

Tipp: Da sich diese vielen kleinen Aufgaben manchmal summieren (z.B. das Beantworten von zahlreichen E-Mails), bündel diese Aufgaben und widme dich diesen zu festen Zeitpunkten. So kannst du deine E-Mails einmal am Tag gebündelt beantworten.

 

Tipp 12: Sei dir deiner Ziele bewusst

Manchmal machen wir vieles, was gar nicht nötig wäre, nur weil man das eben so macht.

Gerade im Online Business kann das schnell passieren. Hier ein Trend, dort eine neue Strategie und grundsätzlich wolltest du schon immer mal…

Moment!

Erinnere dich daran, was du eigentlich erreichen möchtest. Nicht deine Wettbewerber, nicht deine Follower, nicht deine Geschwister, sondern du.

Was möchtest du?

Und was ist nun wichtig, um genau das zu erreichen?

Mit diesem Gedanken im Hinterkopf kannst du selbstbewusst priorisieren und dich tatsächlich auf die Aufgaben konzentrieren, die dich deinem Ziel näher bringen.

So musst du zum Beispiel nicht 24/7 online und live sein, um dir ein erfolgreiches Online Business aufzubauen. Meine DPO-Teilnehmer:innen wissen, wovon ich spreche.

 

Tipp 13: Lerne dich selbst kennen

Wenn du dich gut kennst und weißt, wann du welche Aufgaben besonders gut umsetzen kannst, ist das unglaublich hilfreich für einen strukturierten und organisierten Arbeitsalltag.

Wann kannst du beispielsweise gut schreiben, wann bist du kreativ, welche Aufgaben kannst du auch noch todmüde umsetzen?

Nutze deine Phasen auch für deine Aufgaben und plane deinen Arbeitstag und deine Todo-Listen entsprechend. Nichts ist zäher als eine Aufgabe, für die einem eigentlich die Energie fehlt, die man aber unbedingt noch heute umsetzen möchte.

Lerne zu verstehen, was es braucht, damit du einzelne Aufgaben besonders gut umsetzen kannst.

So kann es sein, dass du besonders kreativ bist, wenn du schon etwas müde bist. So eignen sich Nachmittage eher für kreative Aufgaben.

Oder du bist den ganzen Tag genervt, wenn du deine Buchhaltung noch erledigen musst? Dann erledige das gleich morgens, damit du den Rest des Tages gut nutzen kannst.

 

Tipp 14: Übernimm die Verantwortung für dein Wohlbefinden

Gerade als selbstständige Person, Solopreneur und Unternehmer:in bist du selbst dafür verantwortlich, dass sich dein Business weiterentwickelt. Damit das funktioniert, musst auch du gut funktionieren.

Das wiederum bedeutet, dass dein Wohlbefinden einen hohen Stellenwert in deiner Planung einnehmen sollte.

Das wiederum bedeutet, dass wir manchmal disziplinierter sein müssen, als wir es uns in einem Moment wünschen.

Kurz gesagt: Stundenlang TikToks zu schauen führt zu schlaflosen Nächten? Dann verzichte darauf.

Niemand kann es dir abnehmen, das aus deinem Leben zu machen, was du dir wünschst.

Wähle zum Abschluss zwei der vielen Punkte aus, die du noch heute in dein Online Business übernimmst.